Etapa 1

În această etapă a auditului, echipa de audit va face analiza documentației sistemului de management supus certificării.

În funcție de natura activității organizației, complexitatea proceselor și de standardul aplicat, analiza documentației se poate face în două moduri:

1. Off-site
Fără a fi necesară prezența echipei de audit la locația clientului. Clientul va transmite auditorului documentația sistemului pentru analiza.

2. On-site

La locația clientului, fiind necesară și observarea activităților din organizație. Echipa de audit se va prezenta la sediul clientului la ora stabilită de comun acord, de obicei în intervalul 8.00 – 9.00. Echipa de audit va folosi o mare parte din zi pentru a parcurge documentația sistemului de management în scopul de a verifica dacă aceasta respectă cerințele prevăzute de standardul de referință în conformitate cu care se va efectua auditul. Pentru aceasta va avea nevoie de un spațiu de lucru (un birou) iar la aproximativ ora 13.00 va lua prânzul (o gustare) de preferință la aceeași locație, pentru a nu reduce din timpul alocat auditării. Echipa de audit se va folosi de prezența în organizația Dvs. pentru a observa dacă domeniul de aplicare al certificării menționat în Chestionar este adecvat și corect. Echipa de audit va discuta, de asemenea, cu responsabilii de activități, inclusiv administratorul sau directorul și de asemenea, cu reprezentantul managementului. Acest lucru va permite o planificare mai obiectivă pentru Etapa 2 de audit.

În urma auditului Etapă 1, echipa de audit are dreptul de a propune modificarea numărului de zile de audit stabilite inițial. Numărul de zile pot fi majorate sau diminuate, în funcție de rezultatul auditului Etapă 1. Din acest motiv, este important să se clarifice foarte bine cu personalul biroului nostru încă de la început toate activitățile Dvs., locația care urmează să fie vizitată, complexitatea proceselor, posibilitatea echipei de audit de a efectua auditul, etc. – așa cum s-a stabilit odată cu acceptarea ofertei. Situațiile în care se modifică numărul de zile de audit sunt rare.

La sfârșitul Etapei 1, echipa de audit va elabora un Raport care conține concluziile auditului Etapă 1. Orice neconformități identificate și / sau recomandări stabilite de echipa de audit în această etapă trebuie să fie rezolvate înainte de desfășurarea auditului Etapă 2. Echipa de audit vă va explica modul în care puteți comunica cu ISOQAR CEE RO în cazul în care aveți probleme cu eliminarea neconformităților.

Vă rugăm să rețineți că echipa de audit nu are dreptul de a va oferi consultanță. Echipa de audit nu este un consultant și nu va acționa în această calitate. Cu toate acestea, în timpul etapei 1 echipa de audit vă va prezenta neconformitățile și / sau recomandările sale astfel încât să fie foarte clare pentru Dvs. și să nu aveți nevoie de consultanță suplimentară.

Odată cu raportul de audit pentru Etapa 1, se va elabora un Plan de audit pentru Etapa 2. Data desfășurării auditului Etapa 2 se va stabili împreună cu clientul. De obicei Etapa 2 se efectuează la un interval de aproximativ 2 săptămâni după Etapa 1.

Etapa 2

În această etapă echipa de audit va verifica dacă elementele sistemului de management sunt implementate în organizația Dvs. conform cerințelor standardului de referință.

Auditul va începe cu o ședință oficială de deschidere la care sunt invitați să participe: conducerea organizației, responsabilii de activități și Reprezentantul managementului.

În ședința de deschidere, se va prezenta programul pentru ziua respectivă și eventual pentru zilele următoare de desfășurare a auditului. Echipa de audit va aminti, de asemenea, alte aspecte importante, inclusiv de confidențialitate și imparțialitate.

Echipa de audit va evalua sistemul de management atât prin observarea directa a activităților organizației cât și discutând cu managementul și angajații. Auditorul alocă în mod normal, 50% din timp pentru a discuta cu angajații, timp în care este nevoie doar de prezența unui reprezentant al managementului – aceasta permite să se evite stresul inutil pentru cei cu care se vor purta discuții. Pe tot parcursul auditului, echipa de audit caută dovezi scrise (electronic sau pe hârtie), care certifică faptul că o anumită activitate a fost realizată cu succes.

Suntem conștienți de faptul că implementarea și funcționarea unui sistem de management nu este un pas simplu pentru organizație. Implementarea procedurilor, formarea și instruirea personalului sau îmbunătățirea proceselor existente necesită timp în orice organizație, motiv pentru care în Etapa 2 echipa de audit este interesată de proceduri într-o măsură mai mică. Preferăm ca în această etapă să acordăm o atenție sporită observării directe a activităților și discuțiilor cu personalul din cadrul organizației, cu scopul de:

  • a ne asigura că sistemul de management funcționează, iar clienții sunt satisfăcuți;
  • a evalua competențele personalului care desfășoară activitățile și de a evalua eficacitatea instruirilor efectuate;
  • a analiza cum sunt stabilite și ințelese în organizație obiectivele și care sunt măsurile stabilite pentru atingerea acestora.

Vom analiza sistemul de management – în termeni generali, aceasta înseamnă căutarea unui răspuns pentru întrebarea: “Care este planul de management al organizației în scopul creșterii satisfacției clienților?”.

La sfârșitul Etapei 2 auditorul va emite un raport în care va rezuma observațiile sale. Prezentarea acestuia se va face în cadrul ședinței de închidere. Pe parcursul auditului se pot identifica neconformități, însă nu întotdeauna se întâmplă acest lucru. În cazul în care se constată neconformități, auditorul va prezenta la ședința de închidere natura acestora și gradul de importanță. La această ședință ar trebui să fie prezenți toți reprezentanții conducerii și toți responsabilii de procese.

De asemenea în ședința de închidere auditorul va prezenta concluzia privind recomandarea pentru certificare a organizației.

Rolul auditorului

Rolul auditorului este, în primul rând, să evalueze în mod obiectiv, dacă sistemul Dvs. îndeplinește cerințele unui standard, indiferent dacă acesta este un sistem de management sau un sistem de conformitate.

Auditorul nu examinează fiecare aspect al activității economice a organizatiei, pentru că acest lucru nu este posibil sau necesar, dar va examina “eșantioane” de activități. El va acorda o atenție deosebită punctelor în care un proces se termină și începe un altul, pentru că din experiența noastră știm că acestea sunt cele mai slabe verigi în sistemele de management.
Scopul este de a găsi dovezi obiective că:

organizația îndeplinește efectiv ceea ce a fost declarat, în conformitate cu cerințele standardului de referință
procesul evaluat duce la efectul dorit în mod eficient.

Pe baza acestor dovezi, auditorul decide dacă va recomanda sau nu certificarea.

Auditorul va accepta ca dovadă a conformității orice înregistrare cu privire la aspectele legate de activitatea organizației. Aceste dovezi pot fi găsite pe suport de hârtie sau în format electronic.

În ședința de închidere auditorul va prezenta concluziile auditului și va da unele recomandări care pot ajuta la dezvoltarea și îmbunătățirea activității. Dacă s-au identificat neconformități față de cerințele standardului de referință acestea vor fi prezentate clar, astfel încât să fie bine înțelese de managementul organizației. Auditorul nu va face sugestii privind modul de stingere a neconformităților (auditorul nu oferă consultanță în timpul auditului). Modul de rezolvare a acestor neconformități este decis de reprezentanții organizației, auditorul având rolul de a accepta acțiunile corective propuse.

Recomandările date de auditor precum și neconformitățile identificate trebuie să aducă valoare adaugată sistemului de management.

Auditorii ISOQAR nu vor da niciodată recomandări care nu au legatură cu realitatea activității organizației și care, prin aplicarea lor nu vor ajuta, ci vor complica sistemul existent.