Pentru a facilita înțelegerea cât mai ușoară a procesului de certificare, descriem în continuare etapele acestuia, începând cu comunicarea intenției de certificare și până la obținerea certificatului de înregistrare care atestă conformitatea sistemului de management față de un anumit standard.

1. Completarea Chestionarului de certificare

În vederea elaborării unei oferte optime trebuie să știm ce anume doriți să certificați. Informațiile necesare (domeniul de activitate, personalul, numărul punctelor de lucru, etc.) ni le puteți furniza prin completarea Chestionarului de certificare:

  • On-line, completând formularul de pe site-ul nostru și trimițându-l prin apăsarea butonului “Trimite”.
  • Completând formularul de pe site-ul nostru, generând formularul în format PDF prin apăsarea butonului corespunzător, urmat de trimiterea acestuia prin e-mail: office@isoqar.com.ro sau fax: +40 372 008 778.

Dacă întâmpinați greutăți în completarea chestionarului de certificare, vă rugăm să ne contactați telefonic și îl vom completa împreună în timpul convorbirii.

2. Elaborarea ofertei de certificare

Elaborarea ofertei de certificare implică în primul rând stabilirea numărului de zile de audit necesare pentru organizația Dvs., în conformitate cu cerințele ISO 17021 și regulamentele UKAS și ISOQAR.

Oferta de certificare se va elabora pentru întreg ciclul de certificare (3 ani), luând în calcul:

  • numărul de angajați;
  • numărul punctelor de lucru care desfășoară activități similare;
  • complexitatea sau simplitatea proceselor desfășurate în organizația Dvs.;
  • posibilitatea ca anumite cerințe ale standardului să nu fie aplicabile organizației Dvs.;
  • alte câteva aspecte mai puțin evidente.

La elaborarea ofertei vom lua în considerare toate aspectele care pot determina reducerea numărului de zile de audit, astfel încât acțiunea de certificare să nu fie o experiență traumatizanta pentru Dvs. ci, din contră, această experiența să fie una plăcută în urma căreia atât top managementul cât și personalul angajat să beneficieze “la maxim” de valoarea adăugată pe care o aduce auditul de certificare.

3. Acceptarea ofertei și completarea Cererii de certificare (Application)

Înainte de a putea începe certificarea propriu-zisă, trebuie să încheiem un acord între ISOQAR și organizația Dvs. în calitate de client. Acesta constă în acceptarea și semnarea de către Dvs. a unor documente: Oferta, Application (Cererea de certificare) și Regulamentul de Certificare și Înregistrare. Dacă acceptați oferta noastră vă rugăm să o retransmiteți semnată / ștampilată prin e-mail sau fax la biroul ISOQAR.

În aceeași zi în care primim oferta acceptată vă vom transmite Application și Regulamentul de Certificare și Înregistrare – care conține detalii tehnice și comerciale privind relația ISOQAR-CLIENT.

Prin semnarea Application implicit sunteți de acord cu “Regulamentul de Certificare și Înregistrare”. Formularul Application trebuie de asemenea retransmis la biroul ISOQAR prin e-mail sau fax. Din acest moment se încheie între ISOQAR și Dvs. un acord cu o durată de 3 ani (perioada unui ciclu de certificare)

Notă: Vă rugăm să citiți cu atenție “Regulamentul de Certificare și Înregistrare” înainte de a semna formularul Application

4. Demararea procedurii de certificare propriu-zisă

După primirea documentelor care confirmă acceptul Dvs. de a vă certifica sistemul de management cu ISOQAR, veți fi contactat de un lead-auditor desemnat pentru organizația Dvs. Împreună cu acesta veți stabili data desfășurării auditului de certificare:

Etapa 1
In funcție de standard sau de domeniul supus certificării, poate fi efectuată la sediul Dvs. sau, dacă acest lucru nu este necesar, se va face doar o analiză a documentelor sistemului, transmise de Dvs. lead-auditorului, fără a fi necesară vizita acestuia în organizație.

Etapa 2
Se va desfășura întotdeauna la locația / locațiile organizației Dvs. Înainte cu minim 15 zile de desfășurarea auditului Etapa 2, lead-auditorul vă va transmite un Plan de audit, care conține informații referitoare la: data exactă a auditului, componența echipei de audit, punctele de lucru care vor fi vizitate, activitățile care vor fi auditate conform cerințelor standardului, orarul vizitei.

Pentru orice nelămurire sau informație suplimentară nu ezitați să luați legătura cu lead-auditorul desemnat. De asemenea, dacă există condiții speciale de respectat în organizația Dvs., vă rugăm să le comunicați lead-auditorului, pentru a se respecta buna desfășurare a activității Dvs. pe parcursul auditului.

5. Auditul de certificare

La data programata în Planul de audit, o echipa de audit (care poate avea un singur membru – lead-auditorul desemnat inițial, sau mai mulți membri – în funcție de mărimea organizației sau de domeniul / domeniile supuse certificării) va fi prezentă la sediul organizației Dvs.

Descrierea amănunțită a auditului de certificare o găsiți pe pagina noastră web la secțiunea Auditul de certificare.

6. Emiterea certificatului de înregistrare

După desfășurarea auditului, în funcție de conformitatea sistemului față de standardul de referință, lead-auditorul poate face recomandarea pentru obținerea sau respingerea certificării. În cazul în care se face recomandarea pentru obținerea certificatului de înregistrare iar ISOQAR Ltd validează raportul de audit, în aproximativ 14 zile vi se va emite un certificat de înregistrare pentru domeniul / domeniile certificat(e).

Detalii despre emiterea și valabilitatea certificatului de înregistrare precum și condițiile de menținere a acestuia le găsiți accesând secțiunea Emiterea și menținerea Certificatului de înregistrare.